Le best practice per tenere il SAM sotto controllo

Gestire gli ambienti software di oggi è una sfida, soprattutto quando si tratta di gestione delle licenze. La piena trasparenza e la chiarezza dei processi consentono agli amministratori IT di massimizzare il valore di tutti gli asset software presenti nel loro ambiente in modo efficiente. 

Le soluzioni di software asset management (si apre in una nuova scheda) sono indispensabili per una gestione affidabile di sistemi operativi e applicazioni. Sostituendo i lunghi processi manuali con soluzioni SAM automatizzate, i team IT possono ottenere tre importanti vantaggi:

• Riduzione dei costi: la rimozione delle licenze software inutilizzate può generare notevoli risparmi nei bilanci IT. In che modo questo effetto si traduca concretamente in un calcolo del ROI dipende da fattori sia tangibili che intangibili. (si apre in una nuova scheda)
   
• Aumento della produttività: un sistema efficiente di gestione delle licenze può migliorare significativamente la produttività dell’IT, degli acquisti e dei reparti correlati.
   
• Preparazione agli audit: sebbene alcune aziende credano di potersi preparare rapidamente a un audit software adottando una soluzione SAM, questo approccio semplicemente non funziona. La gestione delle licenze è un processo continuo che richiede tempo per essere implementato, ma che alla fine fa risparmiare tempo e migliora la conformità.

Gli asset software sono essenziali per le operazioni aziendali, ma la loro gestione può essere piuttosto complessa. I diversi team e reparti hanno spesso preferenze e requisiti propri per applicazioni e funzioni specifiche. Mantenere una panoramica accurata di tutti i software durante il loro ciclo di vita è una sfida importante per gli amministratori IT che non dispongono di una trasparenza completa e di una conoscenza immediata di tutte le licenze, le versioni e le installazioni.

La complessità e i carichi di lavoro dell’IT aumentano quando gli amministratori devono installare, aggiornare o rimuovere manualmente il software su larga scala senza disturbare gli utenti. Tuttavia, gli strumenti di automazione SAM consentono di svolgere queste attività in modo affidabile, efficiente e accurato.

La baramundi Management Suite (bMS) (si apre in una nuova scheda) offre esattamente la giusta combinazione di funzionalità. È in grado di generare rapidamente e automaticamente un inventario dettagliato di tutti gli endpoint di rete (si apre in una nuova scheda), compresi tutti i software installati, completi di numeri di versione e di build. Offre inoltre un efficiente monitoraggio dell’utilizzo delle applicazioni e una gestione ottimizzata delle licenze (si apre in una nuova scheda). La bMS non solo è in grado di fornire una trasparenza completa a colpo d’occhio per gli asset IT, ma consente anche di trasferire senza problemi i dati dettagliati dell’inventario e delle licenze agli strumenti di reporting interni dell’azienda.

Un approccio strutturato e collaudato comprende quattro best practice per processi SAM efficienti:

Ogni buon processo SAM inizia con la definizione di pratiche standardizzate per l’approvvigionamento e l’archiviazione di licenze e certificati di licenza. Gli amministratori dovrebbero documentare queste pratiche e renderle obbligatorie per l’intera azienda.

La chiave per poter trovare facilmente tutti i documenti e le informazioni sulle licenze in qualsiasi momento è tenere tutto in un unico posto. Di norma, questo luogo è un inventario centrale contenente tutti i contratti di licenza e di manutenzione del software. Strumenti automatizzati come quelli della bMS generano automaticamente questi inventari.

La registrazione automatica degli asset software garantisce che nulla venga trascurato. Gli amministratori possono sempre avere una panoramica immediatamente disponibile per sapere se tutto il software installato è coperto dalle licenze esistenti. Con queste informazioni, gli amministratori IT possono anche determinare se l’uso effettivo del software corrisponde alle licenze acquistate, cioè se i pacchetti inutilizzati o sottoutilizzati possono essere rimossi per liberare licenze o se sono necessarie licenze aggiuntive. Può anche aiutare a rilevare il software non autorizzato installato dall’utente, che potrebbe essere concesso in licenza se necessario o disinstallato.

Gli amministratori possono anche monitorare costantemente le abitudini di utilizzo del software, proteggendo al contempo la privacy degli utenti. Gli strumenti automatici della bMS e di altre soluzioni possono mostrare i dati in tempo reale sull’utilizzo del software. In questo modo è possibile determinare in modo affidabile i periodi di aggiornamento e le milestone del contratto e guidare le decisioni sui nuovi acquisti o sulle modifiche delle licenze in base all’utilizzo effettivo. Il monitoraggio dell’uso può anche indicare se gli utenti stanno adottando il software richiesto o distribuito di recente come previsto.

La combinazione di best practice comprovate e automazione fornisce ai team IT gli strumenti e i dati necessari per monitorare e gestire le risorse software in modo efficiente e in linea con i requisiti in ogni momento. Gli amministratori IT possono identificare rapidamente il software con licenza eccessiva o insufficiente, se i contratti di manutenzione per i sistemi in disuso possono essere terminati, quando i rinnovi dei contratti sono in scadenza o se è possibile negoziare condizioni migliori. Infine, ma non meno importante, una soluzione SAM automatizzata e completa farà sì che la tua azienda sia preparata se e quando dovrà affrontare un audit del software.