Provisionierung auf die einfache Art: Der Joiner-Mover-Leaver-Prozess

IT-Administratoren stehen heute vor vielen Herausforderungen. Die IT-Landschaft in den Organisationen wächst und mit dem Wachstum kommen immer neue Aufgaben auf die IT zu. Besonders im Rahmen des Joiner-Mover-Leaver-Prozesses spielt die User Provisioning-Strategie eine zentrale Rolle. Ziel der Provisionierung ist es, IT-Abläufe zu standardisieren, zu automatisieren und dabei den Aufwand für IT-Teams nachhaltig zu reduzieren.

Provisionierung (auch: User Provisioning) bedeutet, Mitarbeitenden im Unternehmen die nötigen Zugriffsrechte und Anwendungen bereitzustellen.
Neue Kollegen werden eingestellt, andere wechseln die Abteilung oder werden in Projekte integriert. Manche verlassen das Unternehmen oder gehen in Elternzeit. All diese Szenarien sind Teilprozesse der Provisionierung und eng mit dem Identitätsmanagement verbunden.

Die drei Phasen im Überblick:

1. Joiner-Phase/Provisionierung: Neue Mitarbeitende starten im Unternehmen.
2. Mover-Phase: Ein Abteilungs- oder Aufgabenwechsel steht an.
3. Leaver-Phase/Deprovisionierung: Der Mitarbeitende verlässt das Unternehmen – vorübergehend oder dauerhaft.

In jedem dieser Fälle entsteht ein Arbeitspaket für die IT. Standardisierte, automatisierte Abläufe helfen dabei, Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden. Denn manuell gesteuerte Prozesse gehören längst der Vergangenheit an.

Die Joiner-Phase – auch Onboarding genannt – ist technisch die aufwändigste Phase der Provisionierung.

Ein Beispiel: Sam Sales beginnt seinen ersten Arbeitstag. Admin Anton möchte gleich zu Beginn einen guten Eindruck hinterlassen und ihm den Einstieg erleichtern. Dazu stellt er sich unter anderem folgende Fragen:

• Funktioniert der Drucker?
• Ist die Mail-Anwendung eingerichtet?
• Sind alle nötigen Standard-Anwendungen installiert?
• Wird ein Smartphone benötigt?

Für Anton heißt das: Hardware beschaffen und betriebsbereit übergeben. Dabei sind viele Details zu klären:

• Zu welcher Organisationseinheit gehört das Gerät?
• Welches Betriebssystem und welche Konfigurationen sind erforderlich?
• Müssen spezielle Treiber oder Fachanwendungen installiert werden?
• Welche Partitionierung wird benötigt?
• Hat die Rolle besondere Anforderungen, z. B. Grafiksoftware oder ein Warenwirtschaftssystem?
• Ist der Mitarbeitende im Außendienst tätig – und müssen deshalb zusätzliche Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden?

Klingt nach viel Aufwand – und das ist es auch. Wird etwas vergessen, bleibt der erste Arbeitstag negativ in Erinnerung. Umso besser, wenn der Prozess automatisiert abläuft – z. B. durch eine passende Lösung.

Dieser Prozess lässt sich zum Glück vollautomatisiert mit der baramundi Management Suite, insbesondere mit OS Install und Deploy (öffnet in neuem Tab) abbilden. Der PC wird am Netzwerk angeschlossen, die Bereitstellung der Software und der Konfiguration erfolgt vollautomatisch über die Zuordnung der Organisationeinheit.

Mit dem baramundi OS Customization Tool (öffnet in neuem Tab), das Bestandteil von OS Install ist, erlaubt baramundi Anpassung vor der eigentlichen Installation des Betriebssystems, um globale Standards in der Organisation zu setzen. Diese Einstellungen reichen von der Anpassung des Corporate Designs bis hin zu Datenschutzeinstellungen, um Empfehlungen vom BSI bezogen auf Datenschutzeinstellungen gerecht zu werden.

In der Mover-Phase übernimmt Sam Sales in unserem Beispiel eine neue Rolle – etwa im Vertrieb. Damit ändern sich die Anforderungen: neue Fachanwendungen, andere Tools. Die gute Nachricht: Auch dieser Teil der Provisionierung lässt sich automatisieren.

Sam wird durch seine neue Position automatisch der passenden Organisationsstruktur zugewiesen. Daraus ergeben sich die entsprechenden Software-Zuweisungen – etwa eine CRM-Lösung für den Vertrieb. Auch hier unterstützen baramundi Deploy (öffnet in neuem Tab) und Automation (öffnet in neuem Tab) bei der Aufgabe, die Software automatisch bereitzustellen.

Für Präsentationen braucht Sam zusätzlich einen Videoplayer. Kein Problem für Anton Admin! Dafür bedient er sich aus dem Managed Software Katalog (öffnet in neuem Tab) der baramundi Management Suite. baramundi stellt zahlreiche Software-Pakete schon voll vorautomatisiert zur Verfügung. Diese kann er entweder direkt zuweisen und bereitstellen oder als Self Service in einem Web-Portal zur Verfügung stellen (öffnet in neuem Tab). So hat Sam Sales die Möglichkeit, Software je nach Bedarf selbständig zu installieren – und das alles auch ohne Admin-Rechte!

In der letzten Phase – der Leaver-Phase – verlässt Sam Sales das Unternehmen. Auch hier fallen Aufgaben für die IT an. Daten auf den Endgeräten müssen archiviert und das Gerät für die weitere Verwendung erneuert werden.
Wichtige Maßnahmen bei der Deprovisionierung:

• Benutzerdaten sichern
• Zugriffsrechte entziehen
• Festplatte sicher löschen

Mit einer Backup-Lösung können Benutzerdaten gezielt gesichert und bei Bedarf gezielt wiederhergestellt werden.

Geräte, die zurückgegeben oder verschrottet werden, müssen zuverlässig bereinigt werden – damit keine sensiblen Daten in falsche Hände geraten. Hier eignet sich der Jobschritt „Festplatte löschen“ in der baramundi Management Suite (öffnet in neuem Tab). An der Stelle können diverse Verfahren zur Löschung der Festplatte gewählt werden.

User Provisioning ist eine anspruchsvolle, aber entscheidende Aufgabe für IT-Teams. Mit klaren Prozessen und automatisierten Abläufen – entlang der Phasen Joiner, Mover und Leaver – lassen sich Aufwand und Fehler minimieren. Wer Provisionierung strategisch angeht, sorgt für mehr Effizienz, Sicherheit und Zufriedenheit im Unternehmen.