IT Asset Management
Was für den Schreiner Säge und Hobel sind ist für den modernen Büromenschen PC und Software. Und ebenso, wie ein Schreiner nicht nur mit einer Säge aus kommt, finden sich heutzutage in einer typischen Büroumgebung viele verschiedene Arten von Anwendungen: angefangen vom Windows-Betriebssystem über das klassische Office-Paket, CRM-Software, Designprogramme, ERP-Tools oder andere Verwaltungssoftware – die Liste an möglichen Software Assets ist nahezu endlos.
Unterlizenzierung ist kein Spaß
All diese schönen, hilfreichen Programme wurden von ihren Entwicklern mit einigem Aufwand erstellt. Dementsprechend möchten sie dafür vergütet werden und fordern Lizenzzahlungen. Während kleinere Entwickler wohl zumeist nicht so genau kontrollieren, sind die größeren – allen voran Microsoft – immer sehr darauf bedacht, ihren Anteil zu kassieren. Software-Audits sind deshalb eine der unangenehmeren Angelegenheiten für die entsprechende Fachabteilung eines Unternehmens.
Das liegt nicht so sehr an den möglichen Strafzahlungen – welche durchaus beträchtlich ausfallen können – als an der hohen Komplexität und dem Umfang des typischen Lizenzgeschehens in einem Unternehmen. Denn es kommen schließlich immer wieder neue Mitarbeiter:innen dazu, alte gehen, neue Rollen werden geschaffen mit immer neuen Aufgabenbereichen und dementsprechendem Bedarf an Softwareausstattung. Eine händisch geführte Liste ist da schneller veraltet als man sie ausfüllen kann.
Um Unterlizenzierung zu vermeiden, ist man da gerne versucht, sich auf Vorrat mit Bulk-Lizenzen auszustatte und so auf der sicheren Seite zu sein. Dabei gilt es aber, zweierlei zu bedenken: ein solches Vorgehen ist sehr teuer, um nicht zu sagen verschwenderisch. Andererseits entbindet auch eine großzügige Ausstattung mit Lizenzen nicht davon, bei einem Audit korrekte Angaben zu machen.
Software Asset Management to the rescue
Nicht umsonst also gibt es einen blühenden Markt von Software Asset Management Anbietern und SAM Consultants. Die ganz großen Lösungen umfassen dabei gigantische Kataloge von allen möglichen Anwendungen und Lizenzprogrammen. Mit den Programmen können damit auch die obskursten Lizenzvereinbarungen dokumentiert und ausgewertet werden. Dementsprechend komplex ist aber auch die Anwendung dieser Lösungen.
Für einen typischen Mittelständler ist das natürlich ein wenigübertrieben. Hier sind im Normalfall eher leichtgewichtigere Lösungen gefragt, für die man nicht gleich ein mehrtägiges Training zur Bedienung braucht. Was aber sollen Admin von klassischen mittelständischen Betrieben (denn diese undankbare Arbeit bleibt doch meistens an den Admins hängen) stattdessen tun?
Idealfall: SAM in UEM integriert
Admins sollten sich zuerst einmal fragen, wo sie die Stammdaten für die Softwarenutzung in ihrem Unternehmen herbekommen. Die Zeiten in denen jeder PC manuell und einzeln betrachtet werden musste, sind zum Glück lange vorbei. Über die Inventarisierungsfunktion eines modernen UEM wie der baramundi Management Suite können nicht nur alle im Netzwerk befindlichen PCs, Laptops und andere Mobilgeräte übersichtlich erfasst und aufgelistet werden, sondern auch die darauf befindliche Software – vom Betriebssystem bis hin zu obskuren Third-Party-Anwendungen. Dieser Schritt nimmt bereits den Löwenanteil der Arbeit ab.
Aber was fängt man jetzt an mit diesen Daten?Zunächst können jetzt über eine leichtgewichtige SAM-Lösung, wie das baramundi License Management, das Lizenzgeschehen den erfassten Anwendungen zugeordnet werden. Daraus ergibt sich bereits eine vergleichsweise einfach verständliche Lizenzbilanz.
Jetzt stellt sich aber die Frage: Wie reagiert man auf eine Diskrepanz (und es wird fast mit einer hundert prozentigen Sicherheit zu einer solchen kommen)? Bei einem Mangel an Lizenzen würde der Hersteller sagen „Sofort nachkaufen!“ aber das ist zum einen teuer und zum anderen nicht zwangsläufig notwendig. Denn nicht alles, was installiert ist, wird auch zwangsläufig genutzt.
Vielfach sind Programme en masse installiert worden, ohne dass die User sie wirklich brauchen. So hat vielleicht ein Kollege in der Buchhaltung für ein Projekt mal eine Grafiksoftware benötigt. Das liegt nun aber schon einige Jahre zurück und immer noch hat die gesamte Abteilung ein Grafikpaket auf allen Rechnern.
Um herauszufinden, wo solche ungenutzten Lizenzleichen liegen, empfiehlt baramundi den Einsatz von Application Usage Tracking (AUT). Damit lässt sich erfassen ob bestimmte Programme in einem bestimmten Zeitraum genutzt wurden, sondern finden auch zuverlässig heraus, wo sich die ungenutzten Programme befinden. Auf Knopfdruck kann dann mit baramundi Deploy die ungenutzte Installation entfernt und damit die Lizenz wieder freigegeben werden. Dieses Verfahren spart bares Geld und kann im Zweifelsfall zur schnellen und unkomplizierten Korrektur einer Unterlizenzierung genutzt werden.
Überlizenzierung erkennen und vermeiden mit SAM
Der umgekehrte und weitaus häufigere Fall ist aber eine Überlizenzierung. Dagegen hat der Hersteller natürlich nichts, aber das Unternehmen verschwendet hier Geld, das an anderer Stelle mit Sicherheit besser genutzt werden könnte. Auch hier hilft die Lizenzbilanz dabei überschüssige Kontingente aufzudecken, zu denen dann zum Beispiel die dazugehörigen Wartungsverträge gekündigt werden können.
Zusammenarbeit mit der Buchhaltung
Ein gerne vergessener Aspekt beim Lizenzmanagement ist die Koordination mit Finance & Controlling. Hier zahlt es sich aus, in eine Lösung wie das baramundi License Management zu investieren. Denn für dieses Modul gibt es auch ein praktisches Web Interface, sodass auch Anwender ohne die installierte baramundi UEM Lösung als Lizenzmanager:innen arbeiten können. So ist es dann auch möglich, das leidige Lizenzthema auf die beste Art und Weise zu bearbeiten: Schnell, effizient und im Team mit den jeweiligen Fachabteilungen.
