BYOD: una lama a doppio taglio?

Uno chef che si rispetti sceglie e usa i propri coltelli. I lockdown causati dalla pandemia sono stati per molti l’occasione di mettersi in gioco in cucina e di scoprire così che una marca di utensili non è per nulla uguale all’altra. In particolare, molti si sono resi conto che possedere un costoso set di coltelli equivale a uno status symbol. Dover usare i coltelli altrui era considerato un passo indietro ed era decisamente poco corretto che qualcuno utilizzasse il prezioso set di qualcun altro senza permesso.

Gli chef, inoltre, sono fieri di prendersi cura e di affilare personalmente i propri coltelli. Dopotutto, chi vorrebbe brandire una lama che qualche maldestro scellerato ha smussato proprio quando si è sul punto di impressionare gli altri con le proprie abilità culinarie? Alla fine, i cuochi – come tutti noi – sono persone abitudinarie. Usare i propri strumenti è semplicemente il modo migliore in cui fare le cose.

In azienda spesso la situazione è diversa. Di consueto, erano i datori di lavoro a fornire gli “strumenti”, principalmente PC, notebook, smartphone e/o tablet computer per l’uso in ufficio, a casa o in trasferta. Ma questo assetto sta cambiando, in particolar modo dal 2020.

Che sia per necessità o per preferenza, alcuni dipendenti preferiscono usare i propri “coltelli” (smartphone, laptop, desktop, ecc.) e seguono la “ricetta” che gli inglesi chiamano Bring Your Own Device (BYOD): porta il tuo dispositivo!

Ci potrebbero essere delle buone motivazioni per adottare questo approccio, e non solo nel settore alberghiero. Ma alcuni dipartimenti IT, d’istinto rifiutano proposte di questo tipo: “BYOD?: No grazie, non nel nostro settore!”. Proprio per questa ragione, vale la pena considerare la prospettiva dei dipendenti.

Alcuni utenti hanno investito parecchio in hardware di gioco ad elevate prestazioni a casa con il risultato che i PC o i notebook aziendali, a confronto, sembrano banali coltelli tra i più economici. E, naturalmente, usare un vecchio e noioso computer da lavoro corrisponde ad allontanarsi involontariamente da uno status symbol all’avanguardia. Altri sono fan di Apple, perciò lavorare con dispositivi Windows o Android richiede del tempo per acquisire dimestichezza.

Inoltre, esistono delle ragioni pratiche: se viaggi molto per lavoro, probabilmente non vuoi andare in giro con due notebook, due tablet e due smartphone – uno per uso aziendale durante il giorno e l’altro per uso personale la sera in hotel.

Ma la resistenza del team IT al BYOD non è casuale. Ecco perché per gli utenti è utile capire la prospettiva dell’IT sui dispositivi personali utilizzati per lavorare.

In primis, c’è la questione del rischio. Con un coltello da cucina il rischio è sostanzialmente lo stesso, che sia il ristoratore a procurarlo o che sia lo chef a portarlo. “Bring Your Own Knife” risulterebbe più pericoloso solo se lo chef permettesse alle sue lame di smussarsi e arrugginire.

L’apparecchiatura IT è molto più versatile di un coltello da cucina e, di conseguenza, comporta un numero maggiore di rischi – tra cui quello della sicurezza informatica. Questi rischi possono essere controllati attraverso i termini di assunzione e le politiche aziendali che regolano l’uso dei dispositivi privati; attraverso una formazione finalizzata alla sensibilizzazione sulla sicurezza; attraverso diritti di accesso definiti chiaramente e costantemente implementati; e attraverso misure di autenticazione di software e hardware per un accesso sicuro dell’utente.

Ciò che hanno in comune i coltelli e i dispositivi BYOD è la necessità di essere sempre ben “affinati”. Questo richiede impegno per eseguire rapidamente patch e aggiornamenti regolari al fine di evitare lacune di sicurezza. Questa è una ragione per cui il team IT discute sul fatto che sia più facile e sicuro gestire dispositivi di proprietà dell’azienda da una posizione centrale interna.

Tuttavia, un’analisi più attenta di questo conflitto rivela che, in realtà, non c’è affatto bisogno di un conflitto. Nel momento in cui si gestiscono i dispositivi con baramundi Management Suite (bMS), è sostanzialmente irrilevante che il dispositivo sia di proprietà dell’azienda o dell’utente. È sufficiente installare il software non invasivo bMS Agent affinché il dipartimento IT abbia un buon controllo su un dispositivo e lo gestisca efficacemente. L’installazione del bMS Agent può essere richiesta dalla politica del BYOD di un’azienda con il consenso dell’utente. Per rassicurare gli utenti, il bMS è dotato di supporto integrato per le stringenti normative dell’Unione Europea sulla protezione dei dati e sulla privacy. Ciò significa, in poche parole, che lo staff IT non può accedere, visualizzare o modificare le applicazioni e i dati privati di un utente.

Politica aziendale suggerita: In aggiunta ai tradizionali dispositivi aziendali gestiti in modo centralizzato e al BYOD, c’è anche una terza opzione, che consiste nel dare agli utenti la possibilità di scegliere tra dispositivi che possono anche usare privatamente. In molti casi, questo permette allo staff di vendita e di assistenza in trasferta di portare con sé un singolo dispositivo. E offrire Mac e iPhone come opzione permette di soddisfare anche i fan di Apple.

Quindi, vale certamente la pena ampliare la propria visione e guardare al BYOD dalle prospettive sia dell’IT sia dell’utente. Da un punto di vista economico, l’azienda può sostituire i normali processi di approvvigionamento e risparmiare denaro negoziando tariffe fisse più convenienti per i dispositivi. Ciò richiede politiche chiare per evitare l’aumento dei costi e la complessità di dover garantire assistenza a diversi dispositivi. Molte aziende permettono ai propri dipendenti di scegliere da un catalogo di dispositivi predefinito, fissano per i dispositivi un tempo massimo per assicurare la disponibilità degli aggiornamenti e delle patch e provvedono a una copertura assicurativa necessaria, ecc.

Nel mondo della ristorazione, la risposta alla domanda “BYOD o no?” è piuttosto semplice: gli chef non rinunceranno mai ad usare i propri coltelli! All’interno delle aziende, invece, la domanda ha molte sfaccettature: proprio come un coltello da cucina appena affilato, che restituisce un riflesso diverso a seconda dell’angolazione da cui lo si guarda. Questo rende necessario usare software di gestione degli endpoint che possano coprire ogni scenario, supportare una gamma di opzioni e garantire agli amministratori IT di disporre degli strumenti di cui hanno bisogno per gestire e assicurare tutti i dispositivi.

Con la carenza di lavoratori qualificati, le aziende dovrebbero esaminare con estrema attenzione il BYOD e considerare con cura minuziosa i pro e i contro. Dopotutto, molti dipendenti – specialmente i più giovani, che non potrebbero mai rinunciare al proprio smartphone o computer – potrebbero volere, richiedere e aspettarsi il BYOD. I manager che ignorano la questione rischiano di farsi male, perché non hanno una solida presa di questo “coltello BYOD” e forse la loro lama non è abbastanza affilata.