BYOD pod lupą

Dobry szef kuchni używa tylko swoich noży. W czasie pandemii, każdy kto chciał podnieść swoje umiejętności kulinarne szybko zauważył znaczące różnice między różnymi markami narzędzi kuchennych. W szczególności wielu odkryło, że posiadanie drogiego zestawu noży jest symbolem statusu.

Konieczność korzystania z cudzych narzędzi była uważana za degradację i nie była mile widziana. W końcu szefowie kuchni z dumą dbają o ich konserwację i ostrzenie i nie lubią, gdy ktoś je tępi. Co więcej, kucharze - podobnie jak każdy z nas – mają swoje przyzwyczajenia. Używanie własnych narzędzi to po prostu jedno z nich.

W biznesie sytuacja wygląda inaczej – pracodawcy zazwyczaj zapewniali narzędzia pracy, czyli komputery, laptopy, smartfony czy tablety, które pracownicy mogli wykorzystywać w biurze, domu lub w podróży. Jednak od 2020 roku układ ten stopniowo wypiera podejście Bring Your Own Device (BYOD).

Niezależnie od tego, czy wynika to z potrzeby, czy preferencji, niektórzy pracownicy wolą używać własnych narzędzi (smartfonów, laptopów, komputerów stacjonarnych itp.) i postępować zgodnie z "przepisem" zwanym Bring Your Own Device (BYOD).

Mogą istnieć ku temu dobre powody nie tylko w branży gastronomicznej. Jednak niektóre działy IT odruchowo odrzucają takie prośby: „BYOD? Nie u nas!“ Z tego właśnie powodu warto rozważyć perspektywę pracowników.

Niektórzy użytkownicy zainwestowali w bardzo wydajny sprzęt gamingowy, więc parametry firmowych komputerów czy notebooków wydają się być przy nich niewystarczające. Ponadto, korzystanie z nudnego, starego sprzętu firmowego wydaje się być niechcianym odejściem od tego, do czego jesteśmy przyzwyczajeni. Z kolei użytkownicy Apple niechętnie myślą o problematycznej przesiadce na system Windows czy Android.

Do tego dochodzą względy praktyczne. Jeśli często podróżujemy w celach służbowych, nie chcemy nosić ze sobą dwóch notebooków, tabletów i smartfonów – jednego do celów służbowych w ciągu dnia i drugiego do użytku osobistego.

Podejście BYOD nie bez powodu spotyka się z oporem specjalistów IT. Warto jednak, aby użytkownicy rozumieli ich podejście odnośnie używania prywatnych urządzeń w pracy.

Przede wszystkim chodzi o bezpieczeństwo. W przypadku noża kuchennego ryzyko jest praktycznie takie samo, niezależnie od tego, czy dostarcza go restauracja, czy kucharz przynosi go ze sobą. Własne narzędzie pracy byłoby bardziej niebezpieczne jedynie wtedy, gdyby kucharz pozwolił swoim ostrzom zardzewieć i się stępić.

Sprzęt IT jest znacznie bardziej wszechstronny niż nóż kuchenny i w związku z tym niesie ze sobą większą liczbę zagrożeń, w szczególności związanych z cyberbezpieczeństwem. Ryzyko to można kontrolować poprzez warunki zatrudnienia, politykę firmy regulującą korzystanie z prywatnych urządzeń, szkolenia z zakresu bezpieczeństwa cyfrowego, jasno określone i konsekwentnie wdrażane prawa dostępu oraz odpowiednie środki uwierzytelniania.

Tym co z kolei łączy sprzęt kuchenny oraz urządzenia BYOD w biznesie jest konieczność utrzymania narzędzi w optymalnej formie. Wymaga to szybkiego łatania luk w oprogramowaniu i jego regularnych aktualizacji. To jeden z powodów, dla których zespoły IT twierdzą, że łatwiej i bezpieczniej jest zarządzać urządzeniami firmowymi z jednego miejsca.

W rzeczywistości konflikt między działem IT a zwolennikami własnego sprzętu nie jest sytuacją bez wyjścia. Zarządzając infrastrukturą IT za pomocą baramundi Management Suite (bMS) nie ma większego znaczenia, czy pracownicy korzystają z urządzeń firmowych czy osobistych. Wystarczy zainstalować dyskretnego agenta bMS, aby nimi sprawnie zarządzać. Zgoda użytkownika do zainstalowania tego oprogramowania może być wymagana w ramach polityki BYOD. Co ważne, system bMS jest zgodny z rygorystycznymi przepisami UE dotyczącymi ochrony danych i prywatności (RODO). Pracownicy działu IT nie mają dostępu do prywatnych aplikacji i danych użytkowników ani ich modyfikacji.

Polityka firmy: Obok tradycyjnych, centralnie zarządzanych urządzeń należących do firmy i tych należących do pracowników, istnieje trzecia opcja, która polega na udostępnieniu użytkownikom narzędzi, z których mogą korzystać też prywatnie. Dla pracowników działu sprzedaży i serwisu, którzy często są w podróży, zabieranie ze sobą jednego urządzenia zamiast dwóch jest szczególnie wygodne. A możliwość wyboru spośród komputerów Mac i iPhone’ów również zadowoli fanów Apple.

Warto spojrzeć na BYOD szerzej, zarówno z perspektywy IT, jak i użytkownika końcowego, ale też uwzględniając kwestie ekonomiczne. Firma może zastąpić regularne procesy zakupowe i zaoszczędzić pieniądze dzięki korzystniej wynegocjowanym, zryczałtowanym stawkom za urządzenia. Aby nie zwiększać kosztów i nie komplikować pracy koniecznością obsługi wielu urządzeń, najważniejsze jest ustalenie jasnych zasad. Wiele firm pozwala pracownikom wybierać z ustalonego katalogu urządzeń, określa maksymalny wiek urządzeń, aby zapewnić dostępność aktualizacji i poprawek, a także organizuje niezbędne ubezpieczenie itp.

Odpowiedź na pytanie „BYOD, czy nie BYOD?” nie jest może tak prosta, jak w branży restauracyjnej, gdzie oczywiste jest, że szefowie kuchni przynoszą własne noże. W biznesie pytanie to ma wiele aspektów, podobnie jak świeżo naostrzony nóż, który różnie się mieni w zależności od kąta, z którego na niego się patrzy. To sprawia, że niezbędne jest korzystanie z oprogramowania do zarządzania punktami końcowymi, które może obejmować wszystkie scenariusze, wspierać spektrum opcji i zapewniać administratorom IT narzędzia potrzebne do zarządzania i zabezpieczania wszystkich urządzeń.

W obliczu deficytu specjalistów na rynku, firmy powinny spojrzeć na BYOD łaskawym okiem i dokładnie rozważyć jego zalety i wady. Model BYOD może być szczególnie pożądany przez młodszych pracowników, dla których komputery oraz smartfony są nierozłącznym elementem życia. Menadżerowie, którzy zignorują tę kwestię, mogą ponieść poważne konsekwencje.