Użytkownicy i zespoły IT. Dlaczego wzajemny szacunek jest tak ważny?

26. kwietnia 2022, Mathias Hohn

„Mój komputer uruchamia się tak wolno, że spokojnie zdążę pójść po kawę. Pewnie IT znowu wdraża jakąś aktualizację”. Prawdopodobnie w taki sposób myśli wielu pracowników rozpoczynających rano swoją pracę.

Administratorzy IT również mogą komentować działania użytkowników. Przykładowo: „Komputery Boba i Mary znowu się zawiesiły. Czy oni nie zdają sobie sprawy, że nie mogą instalować co popadnie?”. Oczywiście, łatwo sobie wyobrazić, że tego rodzaju frustracje mogą być wyrażane w mniej kontrolowany sposób, którego nie chcemy tutaj przytaczać.
Zarówno użytkownicy jak i personel IT są bezwzględnie przekonani, że druga strona nie posiada odpowiednich kompetencji i nie ma pojęcia, jak wygląda rzeczywistość.
Jeśli w trakcie czytania tego lekko ironicznego scenariusza zgodziłeś się, że takie sytuacje mają miejsce, to wpis osiągnął już swój pierwszy cel.

Zawsze wydaje się, że winna jest ta druga strona. Dla użytkowników liczy się tylko, aby:

•   Pilnie skończyć raport dla swojego szefa, albo…
•   dokończyć prezentację handlową, którą trzeba przedstawić po południu.

W tym samym czasie, zespół IT posiada również listę priorytetowych zadań do wykonania, obejmującą:

•   instalację kolejnej, pilnej dla firmy poprawki, która pomoże w ochronie przed najnowszym zagrożeniem, albo...
•   czyszczenie laptopa użytkownika, który zainstalował „super nową aplikację”, albo...

Prawdopodobnie każdy z nas jest w stanie kontynuować tę listę bez końca, żyjąc w przekonaniu, że to drugiej stronie brakuje odpowiedniego doświadczenia i nie wykazuje zrozumienia w obecnej sytuacji.
Wniosek jest następujący - innych oceniamy na podstawie ich czynów, a siebie na podstawie naszych intencji.

Dwie pespektywy: użytkownika i pracownika IT

Administratorzy IT są przewrażliwieni (zresztą słusznie) na punkcie stosowania aktualnego i zaufanego oprogramowania oraz zapewnienia prawidłowej konfiguracji systemów pozwalających uniknąć problemów z wydajnością i bezpieczeństwem. Zazwyczaj na zainstalowanie aktualizacji mają przynajmniej 24 godziny. Dlaczego więc nie zrobić tego, gdy użytkownicy wychodzą na przerwę obiadową lub pod koniec dnia, gdy kończą pracę?

Użytkownicy pragną dotrzymywać terminów i korzystać z aplikacji, które pomagają im efektywnie wykonywać swoją pracę. Dlatego zastanawiają się: ,,Dlaczego dział IT blokuje każdą innowację i nie pozwala mi wypróbować tej czy innej aplikacji? Przecież to takie praktyczne!".

Jednak sytuacja jest często dużo bardziej złożona. Użytkownicy mogą nie być świadomi tego, że taka aplikacja może nie być kompatybilna z innymi elementami systemu lub może zawierać poważne luki w zabezpieczeniach. Z tego powodu niektóre działy IT konsekwentnie zabraniają użytkownikom samodzielnego instalowania czegokolwiek. W końcu trzymanie wszystkiego pod ścisłą kontrolą to dobry sposób na zapewnienie absolutnego bezpieczeństwa!

Indywidualne przydzielanie uprawnień, nie zawsze praktyczne

Będąc osobą odpowiedzialną za IT, w jaki sposób zdecydujesz, komu nadać jakie uprawnienia? W małej firmie, w której zatrudnionych jest zaledwie kilku pracowników, z pewnością możliwe będzie przydzielenie uprawnień sprawdzonym i obeznanym w technologii użytkownikom. Natomiast kiedy liczba pracowników przekracza 15 lub 20 osób, niemożliwe jest sprawdzenie wiedzy informatycznej i świadomości z zakresu cyberbezpieczeństwa każdego z nich. Z tego powodu większość administratorów IT nie ma innego wyjścia, jak tylko wprowadzić surowe zasady, które zminimalizują ryzyko związane z bezpieczeństwem cyfrowym.

Pomocne w tej sytuacji może być wzajemne zrozumienie zarówno użytkowników, jak i zespołów IT. Użytkownicy nagle przekonają się, że ,,najnowsze i najlepsze” aplikacje lub dodatki niekoniecznie niosą ze sobą same korzyści. Z drugiej strony, administratorzy IT zrozumieją, dlaczego prezentacja handlowa lub prezentacja dla zarządu posiada wyższy priorytet niż kolejna aktualizacja systemu.

Myślisz nieszablonowo? Tak, bez przerwy!

Najważniejszą i najbardziej skuteczną metodą do osiągnięcia wzajemnego zrozumienia jest wprowadzenie zasady wzajemnego szacunku do drugiej osoby. Jeśli wszyscy będą stosować podstawowe założenie, że druga strona stara się wykonywać swoją pracę najlepiej, jak potrafi i działa w jak najlepszych intencjach, można wiele zyskać.

Teraz zastanów się nad tym przez chwilę. Następnie pomyśl o tym jeszcze raz. I stosuj tę zasadę zawsze.

Zobacz wszystkie posty